Lưu trữ dữ liệu: 15 điều bạn cần biết để quản lý chiến lược của mình


Có một chiến lược lưu trữ dữ liệu tốt tại chỗ không còn là điều xa xỉ đối với các tổ chức ngày nay. Quản lý lưu trữ dữ liệu là quan trọng hơn bao giờ hết, phần lớn là do khả năng rút ra những hiểu biết có thể hành động từ dữ liệu thường là điểm khác biệt chính cho thành công kinh doanh. Một chiến lược lưu trữ dữ liệu không chỉ giới thiệu cách một công ty lưu trữ dữ liệu của mình mà còn sử dụng thông tin đó như thế nào.

1. Hiểu nhu cầu dữ liệu của bạn
Quản lý dữ liệu là bất cứ điều gì ngoại trừ một đề xuất một kích cỡ phù hợp với tất cả các nhóm. Mỗi tổ chức phải đối mặt với những thách thức duy nhất về lưu trữ dữ liệu và tính sẵn sàng. Bất kỳ kế hoạch nào để thực hiện một hệ thống quản lý dữ liệu toàn diện đều phải tính đến các nhu cầu này. Các tổ chức cần có một ý tưởng rõ ràng về giá trị doanh nghiệp mà dữ liệu của họ đại diện và hiểu cách tận dụng các giải pháp lưu trữ cho phép họ tối đa hóa giá trị đó.

2. Có kế hoạch cho dữ liệu phi cấu trúc
Ngày nay, các công ty tích lũy dữ liệu khổng lồ từ nhiều nguồn khác nhau, nhưng khoảng 80% trong số đó không có cấu trúc. Mặc dù dữ liệu có cấu trúc được sắp xếp thành các định dạng được xác định rõ ràng, dễ đọc, tìm kiếm và hiểu, dữ liệu phi cấu trúc không có định dạng cụ thể và có thể có bất kỳ kích thước, hình dạng hoặc hình thức nào. Điều này làm cho việc lưu trữ dữ liệu lớn khó quản lý và phân tích. Thật không may, dữ liệu phi cấu trúc cũng là một kho tàng thông tin hữu ích tiềm năng có thể cung cấp những hiểu biết quan trọng cho các quyết định kinh doanh chính. Các thuật toán tinh vi là cần thiết để sắp xếp thông qua dữ liệu này, vì vậy nó phải được lưu trữ theo những cách dễ dàng truy cập và bảo mật.

3. Xem xét nhu cầu tuân thủ
Việc thực hành thu thập và lưu trữ dữ liệu mang lại nhiều nghĩa vụ pháp lý cùng với nó. Mặc dù các nghĩa vụ đó khác nhau giữa các ngành công nghiệp, hầu hết các tổ chức cần phải chú ý đến các tiêu chuẩn tuân thủ rất cụ thể để bảo vệ họ khỏi trách nhiệm pháp lý và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu họ thu thập. Không xem xét các tiêu chuẩn tuân thủ có thể dẫn đến vi phạm dữ liệu khiến khách hàng gặp rủi ro và gây thiệt hại vĩnh viễn cho uy tín và khả năng kinh doanh của công ty.

4. Thiết lập quy trình quản lý dữ liệu
Đơn giản chỉ cần có một giải pháp lưu trữ dữ liệu tại chỗ chỉ là một phần của phương trình. Các tổ chức cũng phải phát triển một chiến lược dữ liệu được xác định rõ ràng nhằm giải quyết khía cạnh con người của việc lưu trữ dữ liệu. Dữ liệu nào cần được sao lưu? Dữ liệu quan trọng được lưu trữ ở đâu? Ai được phép thay đổi hoặc di chuyển dữ liệu? Ai nên có quyền truy cập vào một số dạng dữ liệu nhất định và khi nào? Đây là tất cả các câu hỏi quan trọng mà các tổ chức phải sắp xếp để đảm bảo giải pháp quản lý dữ liệu của họ hoạt động theo cách nó được dự định hoạt động.

5. Suy nghĩ dài hạn
Các tổ chức thành công luôn để mắt đến tương lai. Điều này cực kỳ quan trọng đối với việc lưu trữ dữ liệu doanh nghiệp vì việc quản lý một giải pháp dữ liệu có thể mang lại chi phí đáng kể. Trong nhiều trường hợp, các công ty tập trung quá nhiều vào chi phí trả trước khi thực hiện giải pháp quản lý dữ liệu. Tuy nhiên, những chi phí chiến lược dữ liệu đó chỉ chiếm một phần nhỏ trong tổng chi phí sở hữu. Họ cũng phải suy nghĩ về nhu cầu lưu trữ của họ có thể mở rộng như thế nào trong tương lai và mức độ linh hoạt mà họ có thể cần khi doanh nghiệp phát triển.

6. Áp dụng phương pháp tiếp cận nhiều tầng
Những ngày lưu trữ tất cả dữ liệu ở một vị trí đã qua lâu rồi. Ngày nay, các tổ chức có nhiều lựa chọn khác nhau khi quản lý dữ liệu và họ nên tận dụng các đặc điểm độc đáo của từng loại. Một cách tiếp cận đa tầng sử dụng các công nghệ lưu trữ khác nhau là điều cần thiết để tối ưu hóa hiệu suất. Chẳng hạn, dữ liệu được sử dụng thường xuyên có thể được lưu trữ trên các thiết bị nhanh hơn, dễ truy cập hơn như ổ đĩa trạng thái rắn (SSD), trong khi dữ liệu sao lưu có thể được lưu trên các thiết bị đáng tin cậy hơn như ổ đĩa băng có cùng chức năng. Kết hợp công nghệ lưu trữ dữ liệu doanh nghiệp với nhu cầu kinh doanh có thể cải thiện hiệu quả rất lớn và đảm bảo rằng các công ty có thể tối đa hóa giá trị dữ liệu của họ.

7. Hiểu các tùy chọn trên đám mây
Công nghệ lưu trữ dựa trên đám mây đã đi một chặng đường dài trong thập kỷ qua. Mặc dù việc lưu trữ dữ liệu quan trọng trong môi trường đám mây có thể khiến một số tổ chức tạm dừng trong nhiều năm qua, nhưng hiện tại có nhiều nhà cung cấp đám mây cung cấp các giải pháp lưu trữ an toàn và linh hoạt hơn nhiều so với các giải pháp tại chỗ. Cho dù đó là môi trường đám mây công cộng hay đám mây riêng tùy chỉnh, các tổ chức nên đánh giá chặt chẽ các tùy chọn đám mây của họ trước khi cam kết quản lý phần cứng lưu trữ của riêng họ.

8. Giữ dữ liệu của bạn sạch sẽ
Khi công nghệ lưu trữ đã mở rộng đáng kể dung lượng lưu trữ dữ liệu lớn, nhiều công ty đã trở nên ít chọn lọc hơn về cách họ lưu trữ thông tin. Thường có xu hướng lưu tất cả mọi thứ với ý định sắp xếp nó sau. Thật không may, sau này thường không bao giờ đến, dẫn đến việc lưu trữ dữ liệu mà lộn xộn với dữ liệu dư thừa hoặc không đầy đủ đang chiếm không gian có giá trị và có khả năng ảnh hưởng đến hiệu suất. Chính sách quản lý dữ liệu tốt coi không gian lưu trữ là hàng hóa có giá trị và hạn chế, cẩn thận sàng lọc các tệp vô dụng và trùng lặp để giữ dữ liệu hiện có càng sạch càng tốt.

9. An ninh, bảo mật, an ninh
Một vi phạm dữ liệu duy nhất, tuy nhỏ, có thể hạ bệ toàn bộ công ty. Đó là lý do tại sao các tổ chức có thể có khả năng bảo mật dữ liệu nhẹ trong mọi trường hợp. Ngoài việc đáp ứng các tiêu chuẩn tuân thủ dữ liệu khách hàng, họ cũng cần xem xét làm thế nào thông tin độc quyền có thể bị xâm phạm hoặc đánh cắp. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các tổ chức cần truyền dữ liệu giữa nhiều vị trí trong mạng. Mỗi bước của quy trình đó phải được xem xét khi thực hiện các biện pháp bảo mật.

10. Đánh giá nhu cầu sao lưu
Có một hệ thống khắc phục thảm họa tốt tại chỗ không còn là điều xa xỉ. Nếu không có kế hoạch sao lưu dữ liệu và duy trì tính khả dụng của dữ liệu trong trường hợp xảy ra các sự kiện như thảm họa tự nhiên hoặc tấn công mạng DDoS, các tổ chức có thể gặp rủi ro tài chính nghiêm trọng. Ngay cả một vài thời điểm ngừng hoạt động cũng có thể gây tổn hại rất lớn, do đó, xác định dữ liệu thiết yếu phải được sao lưu bằng mọi giá phải là một trong những bước đầu tiên để phát triển giải pháp quản lý dữ liệu toàn diện.

Quy tắc sao lưu 3-2-1 là một tốc ký dễ nhớ cho cách tiếp cận phổ biến để giữ an toàn cho dữ liệu trong hầu hết mọi trường hợp thất bại. Quy tắc là: giữ ít nhất ba (3) bản sao dữ liệu của bạn và lưu trữ hai (2) bản sao lưu trên các phương tiện lưu trữ khác nhau, với một (1) trong số chúng nằm ngoài cơ sở.

11. Theo kịp xu hướng công nghệ
Công nghệ lưu trữ đang tiến bộ với tốc độ nhanh chóng. Từ những cải tiến về hiệu suất SSD cho đến những cải tiến vượt trội như tinh thể bộ nhớ 5d, có thể khó có thể đứng đầu trong những phát triển mới nhất trong lưu trữ dữ liệu. Tuy nhiên, biết khi nào nên chuyển đổi một chiến lược dữ liệu khỏi phần cứng lỗi thời và đầu tư vào các công nghệ lưu trữ mới hơn là rất quan trọng để đạt được sự cân bằng giữa chi phí vận hành và hiệu suất. Một kế hoạch lưu trữ dữ liệu tốt cần theo kịp các xu hướng lưu trữ mới nhất để đảm bảo rằng tổ chức đang đầu tư vào thiết bị đáp ứng tốt nhất nhu cầu hiện tại và tương lai.

12. Vet Nhà cung cấp lưu trữ của bạn một cách cẩn thận
Nhiều tổ chức chuyển sang các nhà cung cấp bên thứ ba để quản lý cơ sở hạ tầng lưu trữ dữ liệu lớn của họ. Mặc dù điều này có thể giải phóng khá nhiều tài nguyên và cho phép các chuyên gia CNTT tập trung vào các nhu cầu khác, các nhà cung cấp này cần được xem xét cẩn thận trước khi bất kỳ dữ liệu nào được chuyển giao cho họ. Hầu hết các tiêu chuẩn tuân thủ giữ cho các tổ chức chịu trách nhiệm cho không chỉ các hoạt động của họ, mà cả các nhà cung cấp của họ. Báo cáo tuân thủ phải luôn được yêu cầu như một phần của quy trình kiểm tra này để đảm bảo rằng các nhà cung cấp tuân thủ tất cả các tiêu chuẩn quản lý dữ liệu cần thiết.

13. Duy trì khả năng hiển thị
Quá trình lưu trữ dữ liệu thực tế chỉ là một khía cạnh của một chiến lược dữ liệu hiệu quả. Các tổ chức cũng phải có khả năng thực sự giám sát và truy cập dữ liệu đó khi họ cần để hệ thống có hiệu quả. Họ cần biết dữ liệu được đặt ở đâu và nơi mà nó được vận chuyển đến khi được sử dụng bởi các ứng dụng khác nhau. Khả năng hiển thị này là một khía cạnh quan trọng của việc duy trì bảo mật dữ liệu và thiết lập dự phòng.

14. Quản lý năng lực thường xuyên
Nhu cầu lưu trữ dữ liệu có thể thay đổi nhanh chóng, đặc biệt là khi một tổ chức thực hiện công nghệ mới hoặc mở rộng các dịch vụ hiện có. Chẳng hạn, việc tung ra các ứng dụng thực tế ảo hoặc dịch vụ Internet of Things (IoT) có thể dẫn đến sự gia tăng lớn về nhu cầu dữ liệu. Dung lượng lưu trữ phải được đánh giá một cách thường xuyên để đảm bảo phù hợp với nhu cầu hiện tại và tương lai của tổ chức. Điều này đặc biệt quan trọng đối với một công ty đang phát triển đang liên tục mở rộng các dịch vụ cho phép công ty thu thập và phân tích nhiều dữ liệu hơn.

15. Đi ảo
Với sự ra đời của công nghệ ảo hóa được xác định bằng phần mềm, đĩa cứng thông thường, lưu trữ dựa trên máy chủ không còn là tùy chọn lưu trữ duy nhất có sẵn cho các tổ chức. Môi trường mạng ảo hoàn toàn cung cấp một số lợi thế, mặc dù chúng có thể không phù hợp với mọi doanh nghiệp. Nếu một tổ chức đã sử dụng ảo hóa để tránh khỏi chi phí duy trì máy chủ của riêng họ, họ nên xem xét cách họ có thể sử dụng cùng công nghệ đó để mô phỏng các hình thức lưu trữ dữ liệu khác nhau trong môi trường được xác định bằng phần mềm.

Vì vậy, những gì cách tốt nhất để lưu trữ dữ liệu điện tử?
Có một vài cách khác nhau mà một công ty có thể thực hiện lưu trữ dữ liệu kỹ thuật số. Hoặc bạn sẽ thiết lập các máy chủ nội bộ (lưu trữ phần cứng) hoặc thuê một nhà cung cấp dịch vụ (lưu trữ đám mây). Cả lưu trữ đám mây và phần cứng giữ dữ liệu trên máy chủ. Sự khác biệt lớn là liệu các máy chủ được đặt tại chỗ hoặc với một công ty khác.

Đối với lưu trữ phần cứng trong nhà, các tổ chức giữ quyền kiểm soát trực tiếp trên các máy chủ nơi họ lưu trữ dữ liệu. Điều đó cho phép họ kiểm soát quyền riêng tư và quyền truy cập, nhưng điều đó cũng có nghĩa là họ có trách nhiệm bảo trì máy chủ, nâng cấp và mở rộng khi cần và để đảm bảo dữ liệu được bảo mật. Tất cả các nhiệm vụ này sẽ tăng khối lượng công việc cho một bộ phận CNTT. Và nếu những máy chủ đó bị hỏng, dữ liệu có thể bị mất trừ khi nó được sao lưu trong một trung tâm lưu trữ thứ hai (xem điểm 10 ở trên).

Với lưu trữ đám mây, mọi thứ linh hoạt hơn nhiều. Các tổ chức từ bỏ quyền kiểm soát trực tiếp đối với cách lưu trữ dữ liệu của họ, nhưng họ đã giành chiến thắng để duy trì các máy chủ và có thể nâng cấp gói lưu trữ của họ bất cứ lúc nào mà không gặp rắc rối. Và họ sẽ có thể truy cập dữ liệu và làm việc từ bất kỳ vị trí nào miễn là họ có mật khẩu phù hợp. Bảo mật dữ liệu là mối quan tâm lớn nhất, nhưng các nhà cung cấp dịch vụ đáng tin cậy thường có chuyên môn để giữ an toàn cho dữ liệu.

Quản lý chiến lược lưu trữ dữ liệu là một thách thức đáng kể cho bất kỳ tổ chức nào. May mắn thay, có rất nhiều tùy chọn lưu trữ dữ liệu có sẵn cho họ. Bằng cách xác định nhu cầu cụ thể của họ và hiểu công nghệ lưu trữ mới nhất, các công ty có thể thiết kế và triển khai các hệ thống quản lý dữ liệu phù hợp với nhu cầu kinh doanh độc đáo của họ và cung cấp cho họ sự linh hoạt mà họ cần để thích nghi trong tương lai.